Fleetmanagement driven by passion,
competence and efficiency
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"Excelst Du noch oder quickplanst Du schon?"
Stammdaten pflegen, Abwesenheiten erfassen, Arbeitspläne gestalten - quickplan ist die neue plattformübergreifende Software-Lösung von fleetbay zur Vereinfachung der Einsatzplanung im Unternehmen. Erfassen und verwalten Sie alle relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter, Fahrzeuge und Geräte und weisen Sie diese einfach per Drag&Drop einem Einsatzort zu. Durch das Eintragen von Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter wird automatisch sichergestellt, dass nur diejenigen zum Einsatz verplant werden, die auch verfügbar sind. Neben der einfachen Handhabung spielt die Sicherheit Ihrer Daten eine große Rolle. Mit dem intuitiven Rechtesystem legen Sie genau fest, welcher Mitarbeiter auf welchen Bereich zugreifen darf. Mit quickplan als moderner Software-as-a-Service-Lösung haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Daten.
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- Baugewerbe (Hochbau, Tiefbau, Straßenbau etc.)
- mittelständige Handwerksbetriebe wie Elektro-, Sanitär-, Innenausbau- und ähnliche Dienstleister
- mittelständige Dienstleistungsunternehmen mit Fahrzeug-, Maschinen- oder Gerätepark
- Unternehmen und MKU mit komplexer Einsatz-, Mitarbeiter- oder Standort-Verwaltung
Mit quickplan lassen sich komplette Arbeitspläne im Handumdrehen erstellen. Mitarbeiter, Fahrzeuge, Maschinen und Geräte werden verplant, einfach indem diese z.B. mit der Maus auf eine vorher definierte Baustelle (Einsatzort) gezogen werden. Die Software denkt dabei aktiv mit und hilft, Planungsfehler wie z.B. den Einsatz von einem in Reparatur befindlichen Gerät zu vermeiden. Dies spart nicht nur Zeit und Nerven sondern letztlich auch bares Geld. Dank quickplan behalten Sie auch bei vielen Projekten immer den Überblick.
Egal ob ein Mitarbeiter Urlaub hat, krank ist oder sich auf einem Lehrgang befindet - mit Hilfe von quickplan haben Sie immer im Blick, welche Mitarbeiter wann abwesend sind. Vorbei sind die Zeiten von Papierkalendern mit Klebezetteln an der Wand, denn alle Abwesenheiten werden in quickplan zentral in einer übersichtlichen Kalenderansicht gelistet. Markieren Sie den entsprechenden Bereich, wählen Sie eine Art der Abwesenheit aus, fertig. Gut dabei zu wissen: Dank der intelligenten Hintergrundfunktionalität von quickplan wird automatisch verhindert dass abwesende Mitarbeiter für Einsätze verplant werden können.
Firmenjubiläum eines Mitarbeiters vergessen?
TÜV-Termin verpasst?
Geräte-Wartung versäumt?
Das kann mit quickplan nicht mehr passieren! Einfach Datum, Uhrzeit und Wiederholungsintervall festlegen und quickplan wird Sie automatisch rechtzeitig an alle anstehenden Termine erinnern.
Egal ob Ihr Unternehmen fünf oder mehrere hundert Mitarbeiter hat, ein einziges Auto oder einen ganzen Fuhrpark besitzt, nur ein paar Geräte oder ein ganzes Magazin - mit quickplan lassen sich alle Stammdaten übersichtlich verwalten. Die Bedienung ist gut durchdachten und umfassende individuelle Einstellungsmöglichkeiten lassen kaum Wünsche offen. So können zum Beispiel zu jedem Datensatz eigene Dateien hinterlegt, Pflichtfelder frei definiert oder eigene neue Felder definiert werden. Mit dem integrierten Rollen- und Rechtesystem kann im Vorfeld individuell festgelegt werden, welcher Mitarbeiter hier welche Bearbeitungsrechte hat.
quickplan bietet über ein speziell entwickeltes Touch-Modul auch die Möglichkeit wichtige Informationen über ein großes zentrales Touchscreen anzuzeigen und abzurufen, welches zum Beispiel im Eingansbereich Ihres Unternehmens hängt. So haben Mitarbeiter und Manager Arbeitseinsätze, Urlaubsanträge, Krankmeldungen usw. auch parat, ohne zuvor den eigenen PC aufsuchen zu müssen. Dank des Rollen- und Rechtesystems in quickplan kann der Zugriff individuell eingeschränkt werden, so dass jeder Mitarbeiter nur die für ihn selbst relevanten Daten sehen kann.
Das quickplan-Modul "Mitarbeiter" ersetzt die herkömmliche Personalakte durch eine komfortable Übersicht über alle Mitarbeiter. Verwalten Sie sämtliche Stammdaten in einer einfachen Oberfläche. Die Daten sind in die Reiter "Allgemein", "Persönlich" und "Dienst" eingeteilt und über das intuitive Rechtesystem können Sie kinderleicht festlegen, wer welche Daten sehen darf.
Nützliches Extra:
Runde Geburtstage oder Jubiläen Ihrer Mitarbeiter werden farbig gesondert hervorgehoben.
Mit dem quickplan-Modul "Fahrzeuge" haben Sie Ihren gesamten Fuhrpark im Überblick. Verpassen Sie nie wieder einen TÜV- oder Wartungs-Termin und verwalten Sie sämtliche Fahrzeugdaten zentral über eine intuitive Benutzeroberfläche. Alle Fahrzeuge werden in einer übersichtlichen Liste dargestellt. Über das Rechtesystem legen Sie fest, welche Mitarbeiter welche Daten bearbeiten oder einsehen dürfen. Die Vrknüpfung zu dienstbezogenen Daten bestimmt, ob ein Fahrzeug im Arbeitsplan verplant werden kann. Über verschiedene Datumsfelder die für das Fahrzeug festgelegt.
Das quickplan-Modul "Geräte" liefert eine zentrale Übersicht über alle Maschinen, Wartungen, Reparaturen und Rechnungen Ihres Geräte- und Maschinenparks. In der übersichtlichen Listenansicht können Geräte für wahlweise in Gruppen zusammengefasst werden und für jedes Geräte können zusätzlich diverse Datei-Anhänge hinterlegt werden. Markieren Sie Geräte als "unbestimmt", um lediglich eine Anzahl zu verwalten. So können Sie im Arbeitsplan ganz einfach eine große Menge verplanen und z.B. verfügbaren Bauzaun auf verschiedene Baustellen aufteilen. Mit der Erinnerungsfunktion von quickplan werden Sie rechtzeitig an fällige Wartungen oder Eichungen Ihrer Geräte erinnert.
Mit der Ausgabe-Verwaltung von quickplan behalten Sie immer den Überblick, wann und wo welches Geräte an wen ausgegeben wurde. Der physikalische Prüfprozess sorgt dabei für maximale Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Fragen wie "Wo ist eigentlich Gerät XY?", "Warum ist ein Akku schon wieder tiefentladen?" oder "Warum ist die Maschine so dreckig?" gehören damit der Vergangenheit an.
Mit diesem quickplan-Modul lassen sich komplette Arbeitseinsatz-Pläne im Handumdrehen erstellen. Mitarbeiter können z.B. einfach mit der Maus auf einen bestimmten Einsatzort gezogen werden, welcher vorher angelegt wurde. Wählen Sie zum Beispiel einen Tag aus und ziehen Sie anschließend mit der Maus Einsatzorte, , und in den Arbeitsbereich. quickplan denkt dabei mit und hilft, Fehler zu vermeiden. In der Ressourcenliste w angezeigt, welche Mitarbeiter schon verplant sind und welche noch verfügbar sind. Mitarbeiter stehen nicht erst zur Auswahl und können so nicht versehentlich verplant werden.
Vorbei sind die Zeiten von verknitterten und unleserlichen Stundenzetteln. Mit dem Modul "Arbeitszeiten" von quickplan haben Sie die Zeitkonten aller Mitarbeiter übersichtlich aufgelistet im Blick. Egal ob Woche, Monat oder Jahr - zu jedem Zeitpunkt kann der exakte Stand aller Stundenkonten angezeigt werden. Mit den Spalten wie "Zeitkonto", "Ist" und "Soll" sehen Sie ganz transparent, wie sich die Konten zusammensetzen. Dies kann auch für jeden Mitarbeiter ausgedruckt werden. Die automatische Plausibilitätsprüfung von quickplan hilft, Fehleingaben zu vermeiden. Sollten an einem Tag sehr viele Überstunden oder Unterstunden oder "krumme" Werte eingetragen werden, zeigt das System eine Warnung an.
Die wichtigsten Features:
Arbeitszeitprofile
Legen Sie unterschiedliche Arbeitszeitprofile an, um Arbeitszeiten und Sollstunden für verschiedene Gruppen von Mitarbeitern festzulegen.
Digitaler Stundenzettel
Die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters werden für jeden Tag erfasst. Es können auch an einem einzigen Tag mehrere unabhängige Zeiten hinterlegt werden.
Verknüpfung mit Abwesenheiten
Dank der Verknüpfung mit dem Modul werden Urlaubstage, Krankheiten, etc. automatisch vorausgefüllt und müssen nicht neu eingetragen werden.
Feiertage
Auch für Feiertage werden die Sollstunden automatisch aufgefüllt.
Pausenzeiten und Fahrtzeiten
Neben den eigentlichen Arbeitszeiten können auch Pausen- und Fahrzeiten eingetragen werden, welche bei der Berechnung des Stundenkontos berücksichtigt werden.
Abschließen von Zeiten
Schließen Sie Arbeitszeiten für einen vergangenen Tag ab, um eine versehentliche Änderung im Nachhinein oder Inkonsistenzen zu vermeiden.
Egal ob ein Mitarbeiter Urlaub hat, krank ist oder sich auf einem Lehrgang befindet - mit dem Modul "Anwesenheit" von quickplan haben Sie immer den vollen Überblick. Mitarbeiter und deren Abwesenheiten werden in einem übersichtlichen Kalender dargestellt. Wie im Modul "Mitarbeiter" ist auch hier eine Darstellung in Gruppen möglich. Zoomstufen erlauben wahlweise Übersichten pro Woche, Monat oder Jahr. Sie werden sehen - einfacher und übersichtlicher lassen sich Abwesenheiten nicht verwalten.
Die wichtigsten Features:
Serientermine
Für wiederkehrende Abwesenheiten wie z.B. Azubi-Schultage oder bei Teilzeit-Kräften.
Abwesenheitssperre
Für dringende betriebliche Erfordernisse lassen sich Zeiträume mit Sperren versehen, in denen keine Abwesenheit eingetragen werden kann.
Frei definierbare Abwesenheitsarten
Urlaub, Schulung, Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz, legen Sie die benötigten Abwesenheits-Arten einfach selbst fest. Für jede Abwesenheits-Art können weitere Einstellungen getroffen werden, z.B. eine bestimmte Farbe oder ein Symbol, ob halbe Tage eingetragen werden können, ob Einträge mit einem Kommentar versehen werden können, ob Serientermine möglich sind, ob beim Eintragen automatisch E-Mails an bestimmte Empfänger versendet werden sollen, ob Kontingente gebildet werden, ob eine Abwesenheits-Art vertraulich ist und noch vieles mehr.
Elektronische Antragstellung für Mitarbeiter
Über das Modul "Abwesenheit" können Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag z.B. für Urlaub, Arztbesuche auch elektronisch, zum Beispiel per e-Mail abgeben. Auf Wunsch kann ein mehrstufiges Genehmigungssystem aktiviert werden, Antragssteller und Entscheider können mit einem Klick bestätigen oder ablehnen. Resturlaub wird vom System automatisch berechnet. So geht nichts verloren und alle Anträge sind zeitnah und dauerhaft nachvollziehbar.
Der übersichtlicher Kalender dieses Moduls zeigt für jeden Tag die Not- und Bereitschaftsdienste Ihrer Mitarbeiter an. Mit Hilfe einer Auswertungstabelle sorgen Sie dafür, dass die entsprechenden Mitarbeiter möglichst gleichmäßig an die Reihe kommen. Wann ein Mitarbeiter seinen nächsten Notdiensteinsatz hat, wird ihm per E-Mail mitgeteilt. Notdienste können auch über das Touch-Modul eingesehen werden.
Die wichtigsten Features:
Eintragen mit einem Klick
Markieren Sie den entsprechenden Bereich und klicken Sie auf "eintragen". Fertig.
Notdienst-Auto-Planer
Mit quickplan lassen sich Notdienste auch ganz einfach automatisch verteilen. Jeder Mitarbeiter kommt dabei möglichst gleich oft an die Reihe - verplante Abwesenheiten werden selbstverständlich berücksichtigt.
E-Mail-Benachrichtigung für Mitarbeiter
Mitarbeiter werden beim Start und Ende ihres Notdienstzeitraums automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Auswertung und Vergütung
Zeigt, wie oft und wie lange welcher Mitarbeiter Notdienst hatte. Auf Wunsch können Sie für die Auswertung Vergütungssätze definieren, welche in der Liste als Summe angezeigt wird.
Verknüpfung mit Abwesenheitskalender
Für eine bessere Planung von Urlauben werden die Notdienstzeiträume auch im Kalender des Moduls angezeigt.
Optional lässt sich quickplan über das Modul "Touch" mit einem Touchscreen verbinden. Dieser ist dann die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, die draußen unterwegs sind. Die nächsten Arbeitseinsätze, Urlaubsantrag, Krankmeldung, hier erhalten sie alles auf einen Blick. Über die Pinnwandfunktion können hier auch wichtige und aktuelle Informationen angezeigt werden. Mit Hilfe des Rechtesystems kann der Zugriff soweit eingeschränkt werden, dass jeder Mitarbeiter nur die Daten sehen kann, die für ihn selbst relevant sind.
Wir informieren Sie gerne über die weiteren Möglichkeiten die quickplan zu bieten hat. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren und vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen und unverbindlichen Termin für eine Life-Demonstration.
